Мы опробовали все возможности «Битрикс24» и готовы рассказать, как внедрить систему в компании, чтобы быстро получить результат и не столкнуться с саботированием.
Корпоративный портал — это ресурс, который может помочь вывести ваш бизнес на новый уровень. В нем есть полный набор инструментов для организации работы компании. Можно автоматизировать самые простые процессы, оптимизировать сложные, управлять большими проектами и строить прочные взаимоотношения с клиентами.
Принимая решение о внедрении нового инструмента, важно четко определиться с задачами, собрать необходимую информацию и подготовить команду к изменениям. Стоит также учитывать, что введение изменений в рабочий процесс потребует на старте активного участия со стороны топ-менеджеров и ключевых сотрудников.
Доверить интегратору или разбираться самостоятельно?
«Битрикс24» предлагает много удобных инструментов для бизнеса. Работать с ним не сложно, поскольку:
· Продукт постоянно совершенствуется, интерфейс становится более понятным и удобным в работе.
· Есть большая библиотека обучающих материалов (статьи, инструкции, видео). Она постоянно пополняется и обновляется. Еженедельно проходят бесплатные учебные вебинары.
· Все возникающие вопросы можно направлять в службу поддержки.
Чаще всего бывает так, что портал нужно настроить очень оперативно. При этом учесть все особенности нестандартных бизнес-процессов компании. В таком случае мы рекомендуем обратиться к интегратору, который является официальным партнером «Битрикс24». Такое решение значительно упростит процесс внедрения новой системы поскольку:
· Заказчик только формулирует задачи и курирует их выполнение со стороны бизнеса.
· Основную работу выполняют специалисты, которые хорошо знают технические моменты и могут правильно организовать и скорректировать процесс.
5 шагов для оперативного запуска «Битрикс24»
Запустить корпоративный портал в вашей компании можно даже за неделю! Процесс внедрения имеет понятную структуру. Главное, пройти основные и очень важные этапы.
1 — Формулируем цели и задачи
На этом этапе заказчику важно определить, какие цели и задачи использования корпоративного портала. Настроить бизнес-процессы? Оптимизировать коммуникации? Внедрить CRM или настроить систему управления проектами? Расскажите свои «боли». Нам важно понять, что работает плохо, и где должно быть лучше. Чем конкретнее, тем лучше!
Цели, задачи и ожидания нужны для дальнейшего планирования работ, чтобы правильно обозначить слабые места и расставить приоритеты. Иначе в процессе будут возникать дополнительные потребности и пожелания. Сроки растянутся, а бюджет вырастет.
Этот этап помогает выбрать оптимальное решение. И именно сейчас важно вовлечение в процесс заинтересованных пользователей!
2 — Составляем план работ
План разрабатывается на основании поставленных задач. Он содержит ключевые этапы и график выполнения работ. В основе плана — понимание, как настроить «Битрикс24», доработать и интегрировать с другими системами, чтобы решить выявленные «боли».
Хороший план поможет не только на этапе подготовки. Вы можете к нему вернуться в любой момент, пока пользуетесь системой: посмотреть, что было проделано, дополнить, пересмотреть.
3 — Собираем информацию и настраиваем
Для настройки процессов нужны исходные данные, которые собираются под каждую цель согласно плану. Например, для настройки CRM: количество и виды сделок, компании, стадии продаж, роли сотрудников и права доступа и другие.
Информация готова? Внедряем поэтапно и тестируем. Комплекс работ может включать настройку готового функционала и доработку дополнительных опций исходя из задач. При необходимости проводится интеграция «Битрикс24» с существующей ИТ-инфраструктурой: с сайтом, системой 1C, телефонией и другими сервисами.
4 — Обучаем и мотивируем команду
Внедрение корпоративного портала в работу компании меняет правила и порядок выполнения существующих процессов. Сотрудников нужно обучить и мотивировать, а партнеров предупредить.
Продуманное и спланированное обучение команды уменьшает время на адаптацию и помогает бороться с сопротивлением. Для этого нужны:
- понятные инструкции,
- помощь на начальных этапах,
- мотивация со стороны руководства компании.
Лучше всего, когда в этом помогают опытные специалисты!
Мы предлагаем нашим клиентам обучение сотрудников с помощью презентаций (длительностью по 1,5-2 часа). А также передаем все необходимые материалы для дальнейшего обучения новичков и закрепления знаний. Обучающий курс содержит практические занятия по работе с основными подсистемами «Битрикс24»: «Коммуникации», CRM, «Задачи и проекты», «Бизнес-процессы» и другие.
5 — Поддерживаем и сопровождаем
Запуск — самый важный этап. Сотрудники к этому времени должны быть знакомы с системой. Но все же будьте готовы помогать справляться с трудностями.
Обращаясь к компании-интегратору, вы получаете важное преимущество — поддержку и сопровождение на этапе запуска. А это значит, что вам доступны консультации по разным вопросам работы с системой и техническая поддержка наших специалистов. Мы готовы работать с ошибками, советовать и отслеживать результаты.
Основные ошибки и как их избежать?
Пройдя последовательно все этапы, можно успешно настроить работу «Битрикс24». Но будьте внимательны, чтобы не допустить очень распространенные ошибки!
1. Неправильное определение проблемы
Принимая решение о внедрении корпоративного портала, хорошо продумайте, какие проблемы вы хотите решить и какие возможности для этого есть в системе. Решение должно быть взвешенным. Если нужно, посоветуйтесь со специалистами.
Проявляйте активность на этапе предварительного анализа для корректной постановки целей и подбора правильного решения.
2. Неоправданные ожидания
Любое нововведение — непростой процесс. Не стоит ожидать, что сам факт запуска портала автоматически решит все проблемы компании. Вы должны быть готовы, тестировать, отслеживать процессы и дорабатывать по необходимости. А также мотивировать сотрудников, вовлекать и обучать использовать все возможности портала. Процесс не должен протекать бесконтрольно.
3. Неполное «погружение»
Обширный функционал системы и новые правила могут пугать пользователей. Без дополнительного обучения сотрудники могут долго перестраиваться на новый формат работы и неэффективно использовать возможности портала «Битрикс24». Помните про обучение и мотивацию!
4. «Погружение» не по плану
Внедрение «Битрикс24» должно быть спланированным и поэтапным. Хаос и работа «методом тыка» не принесут качественный результат, но могут внести дисбаланс, когда старая система уже не работает, а новая еще не принята сотрудниками.
5. Плохая организация процесса
Непонимание целей внедрения, ограниченное время и отсутствие заинтересованных лиц — популярные причины провала проектов по внедрению. Если у сотрудников нет времени на изучение системы и недостаточная мотивация, они не будут использовать портал на 100%.
Определяем критерии и оцениваем результат
Для оценки результата можно выделить 2 группы критериев:
- Уровень конкретных задач.
Например, автоматизация процесса учета рабочего времени, внедрение Help-desk и другие. Оцениваем, как внедряются эти процессы, как используются сотрудниками и какие трудности возникают.
- Уровень компании.
Тут мы оцениваем полезность внедрения для компании:
- Решаются ли поставленные задачи (удалось ли закрыть «боли»)?
- На сколько сотрудники вовлечены в пользование инструментом?
- Степень удовлетворения сотрудников изменениями, связанными с внедрением новой системы?
Если сотрудники ссылаются на портал как на источник достоверной информации («Посмотри на портале последнюю версию приказа…») — можно считать, что запуск прошел успешно.
Будьте готовы к тому, что попробовав систему вы захотите ее менять и дополнять. Это значит, что вы развиваетесь и портал вам в этом помогает.
Вывод
Для успешной реализации проекта по внедрению «Битрикс24» нужны: четкие цели, заинтересованные участники, распределение ответственности, приоритетность задач, последовательность действий, обучение и практика.
Но пройти все этапы самостоятельно не просто. Лучше доверить эту работу интеграторам. Это сохранит ваше время, позволит эффективно использовать ресурсы. К тому же, вы получите дополнительную поддержку со стороны опытных специалистов. Первые результаты не заставят себя долго ждать!