Как уложиться в дедлайн?

Но чтобы полностью понять значения слова «Дедлайн», окунемся в его историю.

Раньше вокруг тюрем были линии, за которые не разрешалось переступать. Заключенных, которые решались на это, сразу же расстреливали. Эти запретные границы и носили название «дедлайн». Современные аналогии очевидны — тот, кто не справляется с обязанностями вовремя, моментально выбывает из команды.

Наша команда к срыву дедлайнов относится крайне негативно и даже радикально, провал одного сотрудника, может быть ценой провала общего дедлайна, потери текущего заказа, и потери потенциальных заказчиков. Как этого избежать?

1. Установите дедлайн с запасом времени

Для того чтобы проект был успешным, а отношения с Заказчиком — профессиональными, нужно максимально сократить риски и установить внутренний дедлайн с учетом форс-мажорных обстоятельств. Например, если клиенту нужно показать проект 20 декабря, для команды выставляется срок 10 декабря, срок от дедлайна Заказчика для команды должен составлять не менее 5-7 дней, а в идеале 10-15, таким образом перед презентацией у Заказчика, у вас в запасе есть 10 дней, на решение задач и исправление ошибок, которые наверняка были допущены благодаря нерасторопности кого-то из сотрудников.

При этом важно рационально оценивать, сколько времени займет тот или иной этап работ у исполнителей. Не будьте слишком самонадеянны и оптимистичны, опирайтесь на прошлый опыт сдачи аналогичных проектов и прибавьте к стандартному сроку еще немного времени. Это дополнительная гарантия, что дедлайн не будет сорван.

Разумеется, исполнителям о реальном дедлайне знать не нужно.

2. Создайте общий план-график работ и зафиксируйте сроки

Допустим, разработка конкретного сайта N подразумевает 4 итерации:
- аналитику и проектирование;
- дизайн;
- верстку и программирование;
- внедрение.

Когда вы фиксируете один дедлайн, он размывает сроки и не позволяет отслеживать результаты работ на каждом этапе. Если затягивается аналитика и проектирование, велика вероятность, что и дизайн, и верстка с программированием, а также внедрение не будут сданы вовремя. Чтобы такой ситуации не возникло, создайте общий план-график проекта с несколькими внутренними дедлайнами — конкретными крайними сроками всех специалистов. Если вы предусмотрели критичные ситуации и заложили время с запасом, то все установленные сроки должны быть соблюдены безоговорочно. Для более детального дедлайна, разбейте каждую итерацию на подзадачи, например в дизайне сайта, можно разбить на постраничную отрисовку дизайна (Прототип, главная, внутренние страницы, баннера и т. д.)

3. Используйте сервисы планирования

Наше агентство работает в CRM Bitrix24. Здесь есть возможность визуализации рабочего процесса с помощью канбан-досок. В зависимости от статуса выполнения каждый сотрудник переносит задачу из колонки «Планирование работ» в колонку «В работе», а затем в «Выполнено». Это происходит в режиме онлайн и позволяет каждому участнику проекта отслеживать ход работ.

Еженедельно мы планируем спринт — фиксированное число задач, соразмерное времени рабочей недели с учетом рисков. Таким образом, специалисты понимают, какой объем задач они должны выполнить, и в итоге незаметно для себя справляются с главным дедлайном.

Для такого планирования необязательно использовать онлайн-сервисы. Вы можете повесить в своем офисе пробковую доску и поделить ее на три колонки по принципу канбан. Ход работы над задачами можно фиксировать с помощью стикеров.

4. Общайтесь со своей командой и поддерживайте ее

Менеджер всегда находится меж двух огней — клиентом и своей командой. Чтобы первый остался доволен, довольными должны быть и вторые.

Многие недооценивают личностные отношения между постановщиком задачи и исполнителем. Не превращайтесь в надзирателя — общайтесь со своей командой, интересуйтесь, какие трудности возникают, и помогайте их разрешить, аккуратно напоминайте о сроках и оберегайте доверие своей проектной группы. Держите руку на пульсе — тогда вас никто не подведет.